כתיבת הצעות
שיטה להכנת הצעה מנצחת
מהו מכרז?
מכרז הינו הליך מסחרי רשמי לקבלת הצעות לרכישת מוצרים, שירותים ואף לגיוס כ"א. הליך רכש זה מקובל בעיקר בגופים מוסדיים וממשלתיים הכפופים להנחיות חוק חובת המכרזים, וכן בחברות ציבוריות וגופים גדולים אחרים.
באנגלית נקרא הליך המכרז Tender, והוא מבוסס על שורת מסמכים המאוגדים יחד תחת מסמך מעטפת - RFP - Request For Proposals, בקשה לקבלת הצעות.
שמות שכיחים נוספים של מסמך ה- RFP -
RFQ – Request For Quotations
RFT – Request For Tender
ITB – Invitation To Bid
ITT – Invitation To Tender, ועוד.
במערכת הביטחון הישראלית נפוץ המונח בל"מ – בקשה להצעות מחיר.
מטרת ההליך המכרזי היא לתת לגוף המפרסם את המכרז יתרון, באמצעות התמחרות בין מציעים. ההתמחרות אמורה להתקיים בשקיפות ובתהליך הוגן ושוויוני, כך שהמוצר או השירות הנדרשים יתקבלו באופן המשקלל יחד שיקולי איכות ועלות, בהתאמה מרבית לצורכי המזמין.
בכתיבת ועריכת המכרז אצל ה"גורם המזמין" מעורבים בדרך כלל מספר גורמים ממספר דיסציפלינות – תחום השיווק והמכירות, התחום הטכני [ברכש מוצרים ו/או שירותים], תחום כוח אדם [בגיוס כ"א] והתחום הכספי.
אחד החלקים החשובים במכרז נועד לאפשר את סינון ודירוג ההצעות ע"י הגורם שהוציא את המכרז. המדובר בפרק תנאי הסף [באנגלית – Prerequisites] המגדיר למציעים "רף השתתפות" ומהווה, פעמים רבות, אחת ה"משוכות" העומדות בפני המציעים הפוטנציאליים.
רף זה - המגדיר בדרך כלל ניסיון קודם של המציע בתחום המכרז, יכולות הנדסיות וטכניות וכן פרמטרים של יציבות פיננסית של המציע - מאפשר לגוף העורך את המכרז לפסול הצעות שאינן עונות בתנאי הסף שהוגדרו.
לחברת "שער" ניסיון רב בכתיבה וניהול הצעות במענה למכרזים מורכבים לאספקת שירותים בתחומי הביטחון והתעופה, התשתיות והתחבורה.
ההתלבטות – האם כדאי לגשת למכרז ? - Bid or No-Bid?
עם הגעת מסמכי המכרז לחברה השוקלת להתמודד במכרז, יש צורך בקבלת החלטה מהירה בשאלה "האם ניגשים למכרז, או שמוותרים על ההזדמנות?".
מבחינת החברה, מדובר בהחלטה קרדינאלית החייבת להתקבל בזריזות, מכיוון שלוח הזמנים של המכרז, שעל פי רוב הוא קצר ולחוץ, נקבע מראש ע"י המזמין ואין זמן להתלבטויות ממושכות.
הדיון בשאלה האם "ניגשים או לא" קרוי בדרך כלל באנגלית Bid/No Bid או Go/No Go, והוא מנוהל בדרך כלל ע"י מנהלים בכירים בארגון; במקרה של מכרז מורכב ובעל משמעויות אסטרטגיות לחברה – אף ע"י המנכ"ל עצמו.
הבסיס לקבלת החלטה מושכלת מותנה, בין השאר, ביכולת החברה לעמוד בכל תנאי הסף המוגדרים במכרז. לצורך הוכחת עמידה בתנאי הסף, תידרש החברה המתמודדת במכרז להציג את הניסיון הקודם שצברה בתחום המכרז [אספקת מערכות, ביצוע שירותים או שילוב ביניהם], ולהוכיח את החוסן הפיננסי והיציבות הכלכלית שלה.
ההחלטה תלויה גם בהערכת ציון האיכות שהצעת החברה תקבל, ועד כמה ציון זה צפוי להיות תחרותי. לשם כך יש לנתח את שיטת הניקוד של ההצעות במכרז, ולהעריך את מספר הנקודות שהצעת החברה תקבל בכל אחד מסעיפי הדירוג. סימולציה מסוג זה חשוב שתיעשה טרם הדיון, כך שההחלטה שתתקבל תיקח בחשבון את הסיכוי האמיתי לזכות במכרז. גם החלטות מאוחרות יותר, כגון אחוז הרווח בתמחור הצעת המחיר, עשויות להיות מושפעות מתוצאות סימולציה זו.
ההכרעה בשאלה Bid/No Bid תלויה גם בניתוח המתמודדים האחרים במכרז, קרי המתחרים; קיימת חשיבות רבה בניתוח החוזקות והחולשות של החברה אל מול המתחרים, בהערכת סיכויי החברה לגבור על המתחרים, ובגיבוש אסטרטגיית ההתגברות [הקטנת הרווח ומתן הצעת מחיר נמוכה? הדגשת היתרון ההנדסי והטכני של החברה אל מול המתחרים? וכיו"ב].
בכדי להשלים את הניתוחים המפורטים לעיל, ולהניח בפני משתתפי הדיון מידע מבוסס ומספק לצורך קבלת החלטה חשובה זו, Bid/No Bid, יש צורך בקריאה מדוקדקת של מסמכי המכרז, תנאי הסף ובחינה לעומק האם קיימת לחברה יכולת עמידה בהם.
במקרים בהם יש לחברה יכולת להוכיח רק עמידה חלקית בתנאי הסף, עשוי המכרז לאפשר לחברה "להשלים" את הפער באחד או יותר מתנאי הסף באמצעות שיתוף פעולה עם חברה אחרת [במבנה מסחרי של JV - Joint Venture, Consortium או חלופות אחרות].
במקרה מעין זה תידרש החברה להציג את ההסכם שנחתם עם החברה האחרת, או לכל הפחות מסמך הבנות חתום [MOU – Memorandum of Understandings].
לחברת "שער" היכרות עניפה עם חברות בתחומי הביטחון והתעופה, התשתיות והתחבורה, וכן יכולת בבניית שיתופי פעולה עם חברות איכותיות, שיתרמו לחברה הניגשת למכרז הצגה של עמידה מלאה בתנאי הסף המוכתבים.
התארגנות להכנת הצעה מנצחת
אחת שהחברה החליטה לגשת למכרז - איך מתניעים את התהליך? מה נדרש כדי לייצר הצעה מנצחת? מהו התהליך ומהם שלביו העיקריים?
יש לזכור שמכרז טיפוסי בנוי בדרך כלל משלושה נדבכים עיקריים:
• החלק הניהולי-מינהלי שמאגד בתוכו את תנאי המכרז וכלליו, ובכלל זה אופן ניקוד ודירוג ההצעות, דרישות תנאי הסף לחברה המציעה, מצבה הפיננסי, ויכולתה לנהל את הפרויקט המדובר בהיבט של כ"א מיומן, אמצעים ניהוליים וכו'. בחלק זה קיימת לעיתים קרובות דרישה לצרופה של ערבות בנקאית להגשת ההצעה.
• החלק הטכני/מקצועי הכולל את דרישות תנאי הסף בתחום, פירוט של הדרישות הטכניות לגבי המוצר/השירות הנדרש/ים וכן מסמך תכולת עבודה [SOW – Statement of Work]. ברוב המקרים תנאי הסף מתמקדים בהצגת ניסיון החברה בפרויקטים דומים, הצגת מכתבי המלצה מלקוחות, קיום רשיונות לאספקת המוצר, הסמכות לעמידה בתקני ISO ועוד.
• החלק הפיננסי הכולל את מרכיבי ההצעה הכספית.
לכן השלב הראשון בתהליך הוא הקמתו אד-הוק של צוות הכנת הצעה שיכלול לפחות 3 עובדים – אחד מהתחום הניהולי/שיווקי, השני מהתחום ההנדסי/מקצועי והשלישי מהתחום הפיננסי.
אחד מחברי הצוות או עובד חיצוני נוסף ימונה כמנהל ההצעה [Proposal Manager].
תהליך הכנת הצעה מנצחת
על צוות הכנת ההצעה לקרוא היטב ובצורה דקדקנית את כל מסמכי המכרז - פעמיים ואף שלוש פעמים [במכרזים גדולים מדובר על מאות עמודים ויותר...]. רק לאחר הבנה לעומק של כל דרישות המכרז, על שלושת נדבכיו שהוצגו לעיל, ניתן לגשת לשלב השני – הכנת מתווה ההצעה, תוכן עניינים מפורט של ההצעה שתוגש [Table of Contents – TOC, או Outline].
השלב השלישי - בניית תוכנית עבודה להכנת וכתיבת ההצעה, כולל הגדרה של המשימות השונות, חלוקת אחריות בין חברי הצוות ובעיקר קביעת לוח זמנים להשלמת המשימות.
יש לשאוף לכך שתוכנית העבודה תתבסס עד כמה שניתן על תוכן העניינים שגובש בשלב הקודם, כאשר לדוגמא בפרק המוקדש להצעה הניהולית יש להגדיר מי אחראי להבאת האישורים הנדרשים להוכחת תנאי הסף, מי אחראי לכתיבת התוכנית הניהולית, מי אחראי לתכנון לוח הזמנים, וכו'. מאוד חשוב להגדיר משימות [Action Items] תוך קביעת לוח זמנים הדוק להשלמתן.
תוכנית העבודה לניהול והכנת ההצעה תתוכנן ממועד הגשת ההצעה לאחור [Reverse Scheduling], כלומר, יופחת פרק הזמן הנדרש ממועד ההגשה עבור הדפסת ההצעה והכנתה למסירה, ומשם ייגזר לאחור פרק הזמן הנדרש לאישור ההצעה למסירה, ומשם ייגזר לאחור הזמן הנותר להכנת ההצעה עצמה.
חשוב מאוד שצוות הכנת ההצעה יקיים פגישות קידום ודיוני מעקב על בסיס טבלת תוכנית העבודה [Responsibility Matrix], לצורך מיפוי וזיהוי מוקדם ככל שניתן של נושאים בעייתיים שעלולים להקשות על כתיבת הצעה איכותית שתוכיח עמידה מלאה בדרישות המכרז.
לחברת "שער" ידע רב וניסיון עשיר בניהול וכתיבת הצעות בתחומי הביטחון והתעופה, התשתיות והתחבורה. צוות שער משתלב בצוות הכנת ההצעה ומשמש למעשה כיד ימינו של מנהל ההצעה לאורך כל התהליך, תוך הצגת תוכנית עבודה איכותית ובלתי מתפשרת המאפשרת בסיומו - הגשת הצעה מנצחת!
