מענה למכרזים

פורמט מענה למכרזים ומילוי הפרטים הרלבנטיים

בדרך כלל מזמין העבודה יצרף למסמכי המכרז גם את טופס המענה למכרז, בו הוא מעוניין שהעונה ימלא את הפרטים החשובים לו. בדרך כלל מענה זה ידרוש או יגביל את מספר המילים או הקבצים אשר יכולים להתלוות אליו. ישנה חובה למלא את המענה ככתובו וכלשונו, כדי להבטיח כי המכרז יעמוד בדרישות מסוימות, והוא יישקל כמענה קביל. במקרה שלא צורף פורמט מסוים – יש לבסס את המענה על מבנה ברור ומסודר, אשר יכלול מבוא משכנע שיציין את מטרת המענה, הרציונל וההצעה המרכזית. כדאי כבר בתחילת המענה להדגיש את הערך המוסף שהחברה מביאה לעבודה הנדרשת.  תוכלו להשתמש בתרשימים שונים אשר ידגישו נקודה זו ואחרות ויוכלו להבהיר נקודות מורכבות יותר.

בדומה להצעות מחיר אחרות, גם במענה למכרזים תידרשו לכלול פרטים כמו פרופיל החברה והצהרת יכולות כלכליות, ולענות על שאלות כמו האם יש לכם קבלני משנה ו/או האם יש צורך בכך. כמו כן תידרשו לפרט את מחירי המוצרים השונים, תוך ציון העובדה האם הם קבועים או משתנים (למשל האם הם קבועים למדד המחירים לצרכן), פרטי המשלוח והחיובים הצפויים בגינו, לוחות זמנים צפויים או אבני דרך לאספקת המוצר או סיום השלבים השונים. כמו כן תענו על שאלות כמו האם יהיה צורך בתחזוקה שוטפת למושא העבודות, האם יש לכם ביטוחים רלוונטיים וזכויות קניין רוחני. אל תשכחו לציין כל שינוי שאתם מעוניינים לבצע בחוזה, ולצרף אותו לשאר הקבצים.

​

עמידה בתנאי המכרז – דרישות ותמחור

וודאו כי אתם עומדים בקריטריונים שצוינו במכרז. יש לספק, בדרך כלל דוגמאות ספציפיות לעמידה בקריטריונים, לרבות תעודות או אסמכתאות, בעיקר כאשר מדובר למשל על סיווג קבלני וניסיון עבר. ככלל, כדאי לזהות את הדרישות ההכרחיות והחשובות ביותר לקונה, ולענות באופן מדויק עליהן. עליכם לוודא שהקונה מקבל בדיוק את מה שהוא מעוניין בו, ולהדגיש את אותן הטבות שהוא עשוי לקבל אם יבחר בהצעתכם. 

עמידה בתנאי המכרז כוללת גם את נושא עלות העבודות. בדרך כלל תמחור העבודות צריך להיות בטווח שמזמין העבודה חשב עליו, ויתרה מכך הוא צריך להתאים לערך שהעסק שלכם מציע. כך למשל כאשר התמחור עבור מכרז בעל ערך גבוה, יהיה נמוך מהמצופה, יישאר מזמין העבודה בהרגשה כי ישנו קאץ' במקום כלשהו. למעשה, תמחור נכון ומקצועי ייעשה רק לאחר ההחלטה כי המכרז אכן מתאים לאופי העסק, וכי אכן אתם יכולים לעמוד בתימחורים שיציגו המתחרים. עליכם להתחשב ברשימת הספקים המועדפים אשר סביר להניח יגישו הצעות גם הם, ולענות על השאלה האם תוכלו להתחרות ברשימה זו אל מול קונגלומרטים ענקיים, אם קיימים כאלו.

יש לקחת גורמים רבים בחשבון כאשר מתקצבים פרויקט, וככל שהוא יהיה יותר מורכב, כך החישובים עלולים להיות מורכבים גם הם. יש לחשב את היקפי העבודה הצפויים, את כוח האדם אשר אמור להשתתף בעבודות אלו, הכלים שישמשו בו, חומרים ועוד פרמטרים ספציפיים אשר רלבנטיים לכל מכרז ומכרז. כמו כן, יהיה עליכם לקחת בחשבון כי גם למענה למכרז עצמו ישנה עלות, אשר בדרך כלל נחשבת כעלות ניהולית. עלות זו, סביר להניח, תהיה גבוהה ככל שהמכרז יהיה גדול יותר, ויידרשו לו בעלי מקצוע מומחים יותר. 

​

מענה למכרזים – על קוהרנטיות ודייקנות

כאשר מגישים מענה למכרז עליו להיות נקי משגיאות, בהיר וקוהרנטי. לכן יש לקרוא בעיון את המענה ולבצע הגהה עליו לפני השליחה – כאשר גורם שלישי כותב וקורא מענה למכרזים, תוך נקודת מבט והשקפה קצת שונה מבעל החברה, הוא יכול לראות ולהבחין בכשלים מחד ובנושאים שיש להבליט יותר מאידך. ככלל, על ההגשה להיות קוהרנטית, כאשר כל פרקי ההצעה מצליחים להעביר את אותו מסר ונוגעים באותם מקומות אשר חשובים למזמין העבודה. אין להקל ראש בווידוא שוב ושוב כי עניתם על כל סעיפי המכרז וסיפקתם לקונה את כלל הפרטים שביקש. הצעה מנצחת, היא זו, אשר בסופו של דבר תהיה השלמה והמעניינת ביותר מבחינת מזמין העבודה.

נקודה נוספת אשר חשוב לשוב ולהדגיש היא לשלוח את המענה למכרזים בזמן – כאשר המענה מוגש מאוחר מדי, ולו רק בכמה דקות מהמועד המצוין במכרז, הוא עלול להיפסל עוד לפני קריאתו. עובדה זו נכונה גם אם המענה מוגש באופן מקוון. במקרה זה, לא כדאי לחכות עד הרגע האחרון, מחשש לבעיות שיתעוררו בזמן זה במחשב או בחיבור לרשת. כך או כך, יש לתזמן את הגשת ההצעה באופן כזה שישאיר לכם מספיק זמן כדי לא להיות לחוצים מגורמים לא ידועים או צפויים. 

 

ניהול מענה למכרזים

בדרך כלל, בשלבים הראשוניים של המענה או התגובה למכרז הרצוי, יגובש צוות בכיר מתוך החברה עצמה, שיקבל לידיו את תפקיד מנהל ההצעות, ולו רק באופן זמני. החיסרון של צורת עבודה זו היא שסביר להניח שהצוות הבכיר עסוק בעוד פרויקטים נוספים, כך שלא כל זמנו יוכל להיות מיועד ומכוון למענה עמוק ונכון. עבור פרויקטים גדולים ומורכבים יותר (כמו מענה למכרזי PPP) יידרש כבר צוות אשר יטפל רק בפרויקטים אלה. מענה למכרזים גדולים ידרוש הצבת יעדים אסטרטגיים, הצעות מחיר גדולות, ומעקב אחר התפתחות הפרויקט. עם זאת, חשוב לציין כי גם במכרזים, אשר נראים לכאורה קטנים, יידרשו בעלי מקצוע לעניין זה, במיוחד אם אתם מעוניינים שהצעתכם תהיה הזוכה. לשם מענה למכרזים נדרש ידע, ניסיון ומילוי המענה בטכניקה אשר תבטיח את הזכייה.

הצבת חברה מקצועית ומנהלת היא בעלת יתרונות רבים אשר רובם באופן כללי ברורים מאליהם, והעיקרי ביניהם הוא יכולתה לשלוט, לנהל ולדעת בכל רגע נתון על סטטוס הפרויקט, מיצוי התשתיות הקיימות והמענה על הדרישות השונות. בדרך כלל מענה למכרזים דורש התייחסות ומעורבות של שלושה צוותים עיקריים: צוות משפטי, פיננסי וטכני. כל צוות יוכל לטפל לעומק ברבדים הספציפיים של המכרז הנוגעים לתחום התמחותו. מעבר לעבודת ההכנה שצוותים אלו ייצטרכו לעשות, הם ימשיכו את עבודתם גם לאחר תחילת העבודה על הפרויקט, למשל כאשר ישנן אבני דרך מרכזיות שיש לעמוד בהן ולהראות את התוצרים השונים. לפעמים לעמידה ביעדים אלו יידרשו עוד מחקרי היתכנות והערכות שונות. בכל מקרה יהיה צורך בשילובם של כל הצוותים בעת ההכנה למכרז ובמהלכו, ולפעמים גם במעבר בין צוות לצוות.

כדאי להדגיש כי היענות להצעה והגשת מענה למכרזים עוסקים ביישום טכניקות כוללניות אשר נדרשות לשם ניהול פרויקטים ותקינות ביחס למכרז. כך בין הפעולות השונות, יידרשו הצוותים לארגן ולהגדיר יעדים וארגון כוח אדם, לתכנו לוח זמנים לפיתוח והגשת תגובה למכרז לרבות זיהוי, הקצאה ותזמון המשימות השונות. כמו כן, הם יידרשו לנהל את ביצוע הגשת המכרז, להניע את הצוות האמון על כך, לקבל החלטות שונות הקשורות למכרזים אלה. בראש ובראשונה צוותי המנהל האמונים על מענה למכרזים ייצטרכו להבטיח עקביות ולשלב את כלל ההיבטים המשלימים והנלווים למכרזים הנוכחיים והעתידיים. 

​

לסיכום

אין ספק, שכל חברה, קטנה כגדולה תידרש לעמוד ביום מן הימים בפני הדרישה למענה למכרזים. בין אם המכרזים הינם בסדר גודל קטן, בינוני או גדול, ייטב לעתיד החברה ולשורת הרווח הסופית שלה, שיעסקו בכל בעלי מקצוע. מענה למכרזים הינו תהליך משתלם ומתגמל, כך שסביר להניח תקבלו החזר מצוין על ההשקעה עבור כל תקציב שתקצו לשכירת שירותיהם של חברה המתמחה בכך. כדאי לזכור שמענה למכרזים לא כולל רק את מילוי הטפסים הנדרשים ושליחתם בזמן למזמין העבודה, אלא תידרש חשיבה עמוקה על אופי הפרויקט, התשתיות הנדרשות, ניהול וביסוס יחסי עבודה עם מזמיני עבודה פוטנציאליים והכנה מוקדמת לקראת פרויקטים גדולים, בעיקר כאשר המדובר על המגזר הציבורי. 

אנו, חברת שער, ניהול פרויקטים ומכרזים מנהלים ומובילים מענה למכרזים, לרבות הכנת המתווה, לוחות הזמנים, התשתיות הנדרשות , כתיבת הפרקים הניהוליים והטכניים תוך הקפדה על עקביות והדגשת היתרונות הרבים הקיימים דווקא בחברתכם. כמו כן, נסייע לכם בכל הנוגע לקימבוץ שוטף ורציף של המשימות והתשתיות שיידרשו לכל אורך חיי הפרויקט. 

כאשר מדובר על מכרזים, אשר תאריך תפוגתם עובר מהר, ישנה חשיבות קריטית לזיהוי ומענה מהיר על המכרזים אשר יכולים להתאים לכם מבחינת דרישותיהם. זכיה במכרזים אלה עשויה להיות מקפצה למקום בו אתם מעוניינים להיות, כחברה, מעבר לתרומתם האדירה לשורת הרווח הסופית. כדי שלא תפספסו ולו יום אחד ללא רווח, התקשרו עוד היום לשער, ניהול פרויקטים ומכרזים בטלפון 054-6627274.